Wat is het verschil tussen een archiefkast en een dossierkast?

Een archiefkast is een algemene benaming voor een kast waarin je documenten, ordners en andere kantoorbenodigdheden bewaart. Een dossierkast is speciaal ingericht voor hangmappen. Deze kasten hebben meestal diepe, uittrekbare laden waarin de mappen naast elkaar hangen.

Het verschil zit vooral in de inrichting en het gebruik. Een archiefkast is breed inzetbaar, terwijl een dossierkast vrijwel volledig is afgestemd op papieren dossiers in hangmappen.

Wat is een tweedehands archiefkast?

Een tweedehands archiefkast kan verschillende uitvoeringen hebben. Roldeurkasten, draaideurkasten en schuifdeurkasten worden allemaal gebruikt voor het opbergen van administratie, ordners, papier en kantoorartikelen.

De legborden zijn meestal in hoogte verstelbaar. Daardoor kun je de indeling aanpassen aan de spullen die je wilt bewaren. Dat maakt een archiefkast ook bruikbaar wanneer de hoeveelheid papieren administratie in de toekomst verandert.

Professionele kantoorkasten zijn vaak degelijk gebouwd en weinig aan slijtage onderhevig. Vooral stalen kasten van bekende kantoormerken kunnen bij normaal gebruik tientallen jaren meegaan.

Wat is een tweedehands dossierkast?

Een tweedehands dossierkast wordt ook wel een hangmappenkast genoemd. De laden bevatten rails waaraan hangmappen worden bevestigd. Iedere map kan een eigen label krijgen, waardoor grote aantallen dossiers overzichtelijk naast elkaar worden opgeborgen.

Dossierkasten werden veel gebruikt voor personeelsdossiers, klantgegevens, facturen en projectadministraties. Ze zijn vooral praktisch wanneer je dagelijks met veel papieren dossiers werkt en deze snel wilt kunnen terugvinden.

De kast is minder flexibel dan een gewone archiefkast. De laden zijn specifiek gemaakt voor hangmappen en daardoor minder geschikt voor ordners, dozen en andere kantoorbenodigdheden.

Waarom verdwijnen klassieke dossierkasten steeds meer?

Klassieke dossierkasten met hangmappen verdwijnen steeds meer uit kantoren. Veel administratie wordt digitaal opgeslagen en het aantal papieren dossiers neemt af. Een volledig papierloos kantoor komt in de praktijk nauwelijks voor, maar voor een klein aantal hangmappen is een complete dossierkast meestal niet meer nodig.

Een dossierkast neemt relatief veel vloeroppervlak in en heeft maar één duidelijke functie. Zodra je minder dossiers bewaart, blijft een groot deel van de kast ongebruikt. Een gewone archiefkast of een ladeblok is dan vaak praktischer.

Hangmappen bewaren in een roldeurkast

In veel roldeurkasten kan een uittrekframe voor hangmappen worden geplaatst. Daarmee combineer je hangmappen, ordners en kantoorartikelen in één kast. Je hoeft dan geen aparte dossierkast neer te zetten.

Een uittrekframe moet wel passen bij het merk, de breedte en de bevestigingspunten van de kast. Niet ieder frame past in iedere roldeurkast. Controleer daarom vooraf welke onderdelen voor het betreffende kastmodel beschikbaar zijn.

Deze oplossing is vooral praktisch wanneer je nog een redelijke hoeveelheid hangmappen gebruikt, maar daarnaast ook andere documenten en spullen wilt opbergen.

Een ladeblok met hangmappenlade

Gebruik je nog maar enkele hangmappen, dan adviseren wij eerder een ladeblok met een hangmappenlade dan een complete dossierkast. Bij veel ladeblokken is de onderste, diepe lade ingericht voor hangmappen.

De kleinere laden erboven kun je gebruiken voor pennen, documenten en persoonlijke spullen. Het ladeblok staat direct bij de werkplek en neemt weinig ruimte in. Voor enkele personeelsmappen, lopende projecten of documenten die op papier bewaard moeten blijven, is dit meestal voldoende.

Je gebruikt het meubel dan voor meerdere doeleinden in plaats van een volledige kast alleen voor hangmappen te plaatsen.

Waar worden gebruikte dossierkasten nog voor gebruikt?

Gebruikte dossierkasten worden niet alleen meer voor administratie gebruikt. Wij zien regelmatig dat deze kasten in een garage, schuur of werkplaats terechtkomen.

De brede, diepe laden zijn geschikt voor elektrisch gereedschap, tuingereedschap, potten verf en andere materialen. Alles ligt overzichtelijk in afzonderlijke laden en is gemakkelijk bereikbaar.

Voor deze toepassing is het belangrijk dat de laden soepel openen, de geleiders niet beschadigd zijn en de kast stabiel staat. Zwaar gereedschap kan een lade aanzienlijk zwaarder belasten dan hangmappen.

Welke kast past bij jouw situatie?

De juiste keuze hangt vooral af van de hoeveelheid papier die je bewaart en de manier waarop je de kast wilt gebruiken.

• Kies een dossierkast wanneer je dagelijks grote aantallen hangmappen gebruikt.
• Kies een roldeurkast met uittrekframe wanneer je hangmappen wilt combineren met ordners en kantoorartikelen.
• Kies een ladeblok met hangmappenlade wanneer je slechts enkele dossiers bij de werkplek wilt bewaren.
• Kies een gewone archiefkast wanneer je een flexibele indeling nodig hebt voor verschillende soorten spullen.

Een administratiekantoor heeft doorgaans meer kastruimte nodig dan bijvoorbeeld een webdesigner. Kijk daarom niet alleen naar het aantal medewerkers, maar vooral naar de hoeveelheid documenten en materialen die werkelijk moeten worden opgeborgen.

Waar letten wij op bij gebruikte archief- en dossierkasten?

Bij gebruikte archiefkasten controleren wij of de deuren goed openen en sluiten en of de legborden en legborddragers compleet zijn. Ontbrekende legborddragers vullen wij waar mogelijk aan vanuit onze eigen voorraad.

Bij dossierkasten letten wij extra op de laden, geleiders en hangmaprails. De laden moeten zonder haperingen openen en mogen niet scheef hangen. Voor aflevering wordt de kast opnieuw nagelopen en worden schopstrepen en oppervlakkige gebruikssporen waar mogelijk verwijderd.

Kasten worden standaard zonder sleutels aangeboden, omdat originele sleutels bij ongeveer 95 procent van de gebruikte kasten ontbreken of niet compleet zijn. Sleutels kunnen als optie worden bijbesteld.

 

Veelgestelde vragen

Is een archiefkast hetzelfde als een dossierkast?

Nee. Een archiefkast is een algemene kast voor documenten, ordners en kantoorartikelen. Een dossierkast is specifiek ingericht met laden voor hangmappen.

Kan in iedere roldeurkast een hangmappenframe?

Nee. Het uittrekframe moet passen bij het merk, de breedte en de bevestigingspunten van de kast. Controleer daarom altijd het kastmodel en de maatvoering.

Wat is de beste oplossing voor enkele hangmappen?

Voor een klein aantal hangmappen is een ladeblok met hangmappenlade meestal de praktischste oplossing. Het neemt weinig ruimte in en kan ook voor andere werkbenodigdheden worden gebruikt.

Kan een dossierkast voor gereedschap worden gebruikt?

Ja, mits de kast en geleiders geschikt zijn voor het gewicht. Gebruikte dossierkasten worden regelmatig in garages en werkplaatsen gebruikt voor gereedschap, verf en andere materialen.

Worden dossierkasten nog veel op kantoor gebruikt?

Steeds minder. Veel administratie wordt digitaal verwerkt. Voor de resterende hangmappen zijn een uittrekframe in een roldeurkast of een ladeblok vaak voldoende.