Tweedehands kantoormeubilair kopen: begin bij wat je echt nodig hebt

Tweedehands kantoormeubilair kopen voor een complete kantoorinrichting begint wat ons betreft niet bij de vraag welke meubels je mooi vindt. Kijk eerst naar wat er daadwerkelijk nodig is. Wie gaat er op de werkplek werken? Welke werkzaamheden worden uitgevoerd? Hoeveel ruimte heeft die persoon tijdens een normale werkdag nodig?

Wij zien regelmatig dat bij het inrichten van een kantoor vooral naar meubels wordt gekeken. Een groot bureau ziet er misschien mooi uit en een extra kast lijkt handig. Maar als die ruimte tijdens het dagelijkse werk niet wordt gebruikt, staat er vooral veel kantoormeubilair in de weg.

Bepaal daarom eerst hoe er gewerkt gaat worden en door wie. Pas daarna kun je bepalen welke bureaus, bureaustoelen, kasten en andere gebruikte kantoormeubelen bij de kantoorinrichting passen.

Koop geen kantoormeubilair alleen omdat je het leuk vindt

Het klinkt misschien logisch, maar bij een complete kantoorinrichting is het eenvoudig om meubels te kiezen omdat je ze mooi of handig vindt. Een grote vergadertafel, extra kantoorkasten of een bureau van twee meter breed kunnen aantrekkelijk zijn. De vraag is alleen of je ze ook daadwerkelijk gaat gebruiken.

Wij kijken liever naar de functie van iedere ruimte en iedere werkplek. Een meubel moet een reden hebben om daar te staan. Wordt een kast gebruikt voor documenten of kantoorartikelen? Prima. Blijft de kast waarschijnlijk grotendeels leeg, dan neemt deze vooral vloeroppervlak in.

Hetzelfde geldt voor bureaus. Groter is niet automatisch beter. Een bureau moet voldoende ruimte bieden voor de werkzaamheden van de gebruiker. Alles wat daar ruim boven zit, is vooral extra oppervlak dat ook ruimte in het kantoor inneemt.

Een complete kantoorinrichting wordt wat ons betreft niet beter door zoveel mogelijk meubels te plaatsen. De inrichting moet aansluiten op het dagelijkse werk.

Bepaal eerst wie er aan de werkplek gaat werken

Voordat wij tweedehands kantoormeubilair voor een werkplek selecteren, is het belangrijk om te weten wie de gebruiker is. Niet iedere medewerker werkt op dezelfde manier.

Iemand die vrijwel de hele dag op een laptop werkt, heeft andere wensen dan een boekhouder die voortdurend met documenten, ordners en losse papieren werkt. Een medewerker met twee of drie beeldschermen heeft meer ruimte nodig dan iemand die alleen een laptop gebruikt.

Ook de manier waarop een werkplek wordt gebruikt speelt mee. Heeft iedere medewerker een vaste werkplek of worden bureaus gedeeld? Wordt er veel telefonisch gewerkt? Moeten documenten binnen handbereik liggen? Zijn er persoonlijke spullen die moeten worden opgeborgen?

Door eerst naar de gebruiker en werkzaamheden te kijken, voorkom je dat een werkplek wordt ingericht op basis van aannames.

Een bureau van 120 x 80 centimeter kan ruim voldoende zijn

Werk je alleen achter een laptop en doe je vrijwel alles digitaal? Dan kun je in veel gevallen prima uit de voeten met een bureau van 120 x 80 centimeter.

Natuurlijk kun je hetzelfde werk ook uitvoeren aan een bureau van 200 x 80 centimeter. Je hebt dan alleen veel meer werkblad voor werkzaamheden die deze ruimte misschien helemaal niet nodig hebben.

Bij meerdere werkplekken kan dat een groot verschil maken. Tien bureaus van 200 centimeter breed vragen aanzienlijk meer kantoorruimte dan tien compactere werkplekken. Wanneer de medewerkers die extra ruimte niet gebruiken, levert het grotere bureau in de praktijk weinig voordeel op.

Een compact tweedehands bureau is daarom niet automatisch een compromis. Voor iemand die volledig digitaal en voornamelijk op een laptop werkt, kan een kleiner werkblad precies voldoende zijn.

Een boekhouder heeft vaak juist veel werkruimte nodig

De situatie verandert volledig wanneer iemand tijdens het werk veel documenten gebruikt. Neem een boekhouder die papieren, mappen of verschillende dossiers rond de werkplek heeft liggen.

Voor deze werkzaamheden kan een bureau van 200 x 80 centimeter juist erg prettig zijn. Er is ruimte voor beeldschermen, toetsenbord en andere apparatuur, terwijl documenten daarnaast open kunnen blijven liggen.

Probeer je dezelfde werkzaamheden op een bureau van 120 x 80 centimeter uit te voeren, dan ontstaat waarschijnlijk al snel ruimtegebrek. Papieren komen over elkaar heen te liggen, documenten moeten voortdurend worden verplaatst en de beschikbare werkruimte wordt onpraktisch klein.

Het grote bureau is in dat geval geen luxe. De werkzaamheden vragen simpelweg om meer oppervlak.

De werkzaamheden bepalen de juiste afmeting van het bureau

Wij vinden het daarom lastig om één ideale bureauafmeting voor iedere werkplek te noemen. Een veelgebruikte afmeting binnen kantoorinrichtingen is 160 x 80 centimeter, maar dat betekent niet dat iedere medewerker precies dat formaat nodig heeft.

Kijk eerst naar wat er tijdens een normale werkdag op het bureau staat. Een laptop? Eén of meerdere beeldschermen? Een dockingstation? Telefoon? Documenten? Mappen? Tekeningen of andere grote papieren?

Denk daarnaast na over de manier waarop iemand werkt. Moeten verschillende documenten naast elkaar kunnen liggen of wordt vrijwel alles digitaal geopend? Wordt het bureau door één persoon gebruikt of wisselen meerdere medewerkers van werkplek?

De juiste afmeting volgt uit het werk. Niet andersom.

Kijk bij een complete kantoorinrichting naar iedere functie afzonderlijk

Een veelgemaakte keuze is om alle medewerkers hetzelfde bureau te geven. Dat zorgt voor een rustige en uniforme uitstraling, maar functioneel hoeft niet iedere werkplek exact hetzelfde te zijn.

Misschien kunnen acht medewerkers prima werken aan een compact bureau, terwijl twee collega's vanwege hun werkzaamheden meer werkruimte nodig hebben. Dan is het niet noodzakelijk om direct tien grote bureaus te plaatsen.

Wij proberen bij tweedehands kantoorinrichting een lijn in de uitstraling te houden zonder de functie van de werkplek te vergeten. Bureaus kunnen bijvoorbeeld dezelfde kleur werkblad en hetzelfde type onderstel hebben, terwijl de afmetingen verschillen.

Zo blijft het kantoor visueel rustig, maar krijgt iedere medewerker de ruimte die voor de werkzaamheden nodig is.

Denk ook goed na over kantoorkasten en opbergruimte

Hetzelfde principe geldt voor gebruikte kantoorkasten. Koop niet automatisch voor iedere werkplek een ladeblok en plaats niet standaard een rij grote kasten omdat dit vroeger op ieder kantoor gebruikelijk was.

Steeds meer werkzaamheden worden digitaal uitgevoerd. Bij sommige bedrijven is daardoor nauwelijks fysieke archiefruimte nodig. Een grote kantoorkast blijft dan grotendeels leeg.

Andere organisaties werken juist dagelijks met dossiers, materialen of documenten die fysiek bewaard moeten worden. Daar kan veel opbergruimte noodzakelijk zijn.

Kijk daarom naar wat daadwerkelijk opgeborgen moet worden. Hoeveel ordners zijn er? Welke documenten moeten op de werkvloer beschikbaar blijven? Hebben medewerkers persoonlijke opbergruimte nodig? Zijn er kantoorartikelen die centraal worden opgeslagen?

Pas de hoeveelheid kasten en ladeblokken aan op die behoefte.

Een complete kantoorinrichting hoeft niet overal hetzelfde te zijn

Een kantoor bestaat vaak uit verschillende soorten ruimtes. De werkplekken vragen om andere meubels dan een vergaderruimte of een plek voor kort overleg.

Bij vaste werkplekken zijn een passend bureau en een goede bureaustoel belangrijk. Voor een vergaderruimte moet eerst duidelijk zijn hoeveel mensen normaal gesproken aan een overleg deelnemen. Een tafel voor zestien personen heeft weinig toegevoegde waarde wanneer er vrijwel altijd met vier mensen wordt vergaderd.

Hetzelfde geldt voor informele overlegplekken. Misschien is een kleine tafel met vier stoelen voldoende. Misschien wordt de ruimte nauwelijks gebruikt en is het slimmer om de beschikbare vierkante meters voor extra werkplekken te gebruiken.

Iedere ruimte heeft een functie. Kies het kantoormeubilair op basis van die functie.

Meet de kantoorruimte voordat je tweedehands kantoormeubilair koopt

Voordat een complete kantoorinrichting wordt gekocht, is het verstandig om de ruimte goed op te meten. Kijk niet alleen naar het totale aantal vierkante meters.

Deuren moeten open kunnen. Medewerkers moeten hun bureaustoel naar achteren kunnen schuiven. Kasten hebben ruimte nodig om deuren te openen en tussen werkplekken moeten logische looproutes blijven bestaan.

Een bureau past technisch misschien tegen een wand, maar dat betekent niet automatisch dat de werkplek praktisch bruikbaar is. Wanneer iemand iedere keer de stoel moet aanschuiven om een collega langs te laten, is de inrichting niet goed afgestemd op het dagelijkse gebruik.

Maak daarom vooraf een eenvoudige indeling en houd rekening met de ruimte rond de meubels.

Gebruikt kantoormeubilair maakt verschillende werkplekken praktisch in te richten

Gebruikt kantoormeubilair biedt bij een complete kantoorinrichting vaak veel mogelijkheden om verschillende werkplekken passend in te richten. Wij hebben regelmatig grotere partijen bureaus in verschillende afmetingen of onderstellen die met verschillende werkbladen gecombineerd kunnen worden.

Daardoor hoeft niet iedere medewerker automatisch exact hetzelfde formaat bureau te krijgen. We kunnen kijken naar de werkzaamheden en tegelijkertijd proberen de stijl van de kantoorinrichting gelijk te houden.

Een medewerker die alleen met een laptop werkt, kan een compactere werkplek krijgen. De collega die dagelijks veel documenten gebruikt, krijgt meer werkblad. Door kleuren en onderstellen op elkaar af te stemmen, hoeft dat geen mengelmoes te worden.

De kantoorinrichting volgt zo de werkzaamheden van de medewerkers.

Denk vooruit, maar koop niet onnodig veel

Bij bedrijven vinden wij het belangrijk om rekening te houden met toekomstige uitbreiding. Wanneer een klant twintig werkplekken nodig heeft, proberen wij bij de keuze van het tweedehands kantoormeubilair ook te kijken of er nog extra exemplaren beschikbaar zijn.

Dat betekent niet dat je direct vijf bureaus extra moet kopen en deze ongebruikt in een opslagruimte moet zetten. Wij houden liever zelf nog een aantal passende exemplaren op voorraad wanneer dat mogelijk is.

Komt er later een telefoontje dat er drie medewerkers bijkomen, dan kunnen wij meestal in dezelfde stijl verder uitbreiden. Zo voorkomen we dat de kantoorinrichting na iedere uitbreiding uit steeds meer verschillende meubels bestaat.

Vooruitdenken is dus belangrijk. Onnodig meubels kopen omdat je ze misschien ooit nodig hebt, vinden wij iets anders.

Wat heb je nodig voor een complete kantoorinrichting?

Wij kijken bij een complete kantoorinrichting eerst naar de medewerkers, werkzaamheden en beschikbare ruimte. Pas daarna bepalen we welk tweedehands kantoormeubilair daarbij past.

Mocht je bij ons niet slagen of ergens anders gebruikt kantoormeubilair voor een complete inrichting kopen, stel jezelf dan vooraf in ieder geval de volgende vragen:

• Wie gaat er op iedere werkplek werken?
• Welke werkzaamheden worden daar dagelijks uitgevoerd?
• Wordt voornamelijk digitaal of ook veel met papier gewerkt?
• Hoeveel beeldschermen en andere apparatuur staan op het bureau?
• Hoeveel werkblad heeft de gebruiker daadwerkelijk nodig?
• Welke documenten of kantoorartikelen moeten fysiek worden opgeborgen?
• Hoeveel mensen nemen normaal gesproken deel aan een vergadering?
• Past het kantoormeubilair binnen de beschikbare ruimte en looproutes?
• Is uitbreiding met extra werkplekken in de toekomst waarschijnlijk?

Een complete kantoorinrichting kopen begint wat ons betreft dus niet met meubels uitzoeken. Bepaal eerst hoe er gewerkt gaat worden en door wie. Iemand die alleen op een laptop werkt, heeft waarschijnlijk weinig aan twee meter werkblad. Een boekhouder die dagelijks tussen stapels documenten werkt, wordt op een bureau van 120 x 80 centimeter waarschijnlijk niet blij. Kijk naar het werk en pas daar de kantoorinrichting op aan.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een complete kantoorinrichting?

Dat hangt af van de medewerkers en werkzaamheden. Bepaal per werkplek hoeveel werkruimte, opbergruimte en apparatuur nodig is en kies daarna het passende kantoormeubilair.

Welke afmeting bureau heb ik nodig?

Werk je voornamelijk op een laptop, dan kan een bureau van 120 x 80 centimeter voldoende zijn. Gebruik je veel documenten of meerdere beeldschermen, dan kan een groter werkblad prettiger zijn.

Moet iedere medewerker hetzelfde bureau hebben?

Nee. De werkzaamheden kunnen per medewerker verschillen. Bureaus met verschillende afmetingen kunnen prima worden gecombineerd terwijl kleur en uitstraling van de kantoorinrichting gelijk blijven.

Hoeveel kantoorkasten heb ik nodig?

Kijk eerst hoeveel documenten, ordners en kantoorartikelen daadwerkelijk fysiek moeten worden opgeborgen. Koop geen extra kasten wanneer de beschikbare opbergruimte waarschijnlijk grotendeels leeg blijft.

Moet ik alvast extra werkplekken kopen voor toekomstige medewerkers?

Niet altijd. Het is wel verstandig om rekening te houden met uitbreiding. Wij proberen bij zakelijke inrichtingen vaak nog enkele passende exemplaren op voorraad te houden, zodat later in dezelfde stijl kan worden uitgebreid.