Introductie

Een vergaderruimte inrichten vraagt om meer dan alleen een tafel en een aantal stoelen. De ruimte moet passen bij het aantal gebruikers, het soort overleg en de uitstraling van het bedrijf. Een goede vergaderruimte is praktisch, representatief en comfortabel in gebruik.

Bij Goedkope Kantoorinrichting richten wij regelmatig tweedehands vergaderruimtes en gebruikte vergaderruimtes in voor bedrijven, instellingen en organisaties. Vanuit die praktijkervaring weten wij waar u op moet letten bij de keuze voor vergadertafels, vergaderstoelen en de indeling van de ruimte.

Begin met het doel van de vergaderruimte

Niet iedere vergaderruimte wordt op dezelfde manier gebruikt. Sommige ruimtes zijn bedoeld voor korte interne overleggen, terwijl andere ruimtes worden gebruikt voor klantgesprekken, presentaties, trainingen of directievergaderingen.

Bepaal daarom eerst waarvoor de ruimte vooral gebruikt wordt. Dat bepaalt hoeveel zitplaatsen nodig zijn, welke tafelvorm het meest praktisch is en welke uitstraling de vergaderruimte moet krijgen.

Hoeveel personen moeten kunnen vergaderen?

Het aantal gebruikers bepaalt voor een groot deel de afmeting van de vergadertafel. Houd niet alleen rekening met het aantal stoelen, maar ook met voldoende loopruimte rondom de tafel.

In de praktijk is het beter om een vergaderruimte iets ruimer in te richten dan te krap. Mensen moeten makkelijk kunnen gaan zitten, opstaan en langs elkaar kunnen lopen zonder dat de ruimte onhandig wordt.

Kies de juiste vergadertafel

Een vergadertafel moet passen bij de beschikbare ruimte en het type overleg. Rechte vergadertafels zijn praktisch en efficiënt, terwijl ovale of tonvormige tafels vaak wat vriendelijker en representatiever ogen.

Gebruikte vergadertafels zijn vaak een uitstekende keuze. Professionele tafels zijn stevig gebouwd en kunnen jarenlang meegaan. Bovendien zijn gebruikte vergadertafels vaak aanzienlijk voordeliger dan nieuwe modellen.

Vergaderstoelen bepalen het comfort

Bij vergaderstoelen is comfort belangrijk, maar de keuze hangt ook af van de duur van de vergaderingen. Voor korte overleggen volstaat vaak een eenvoudige vergaderstoel. Voor langere vergaderingen of trainingen is meer zitcomfort gewenst.

Wij adviseren bij vergaderstoelen altijd te kijken naar zitcomfort, uitstraling, stapelbaarheid en onderhoudsgemak. Zeker bij ruimtes die vaak worden gebruikt, is kwaliteit belangrijk.

Waar letten wij op bij vergaderruimtes?

Bij het inrichten van tweedehands vergaderruimtes kijken wij naar de complete ruimte. De tafel, stoelen, loopruimte, uitstraling en praktische bruikbaarheid moeten goed op elkaar aansluiten.

Mocht u bij ons niet slagen of ergens anders gebruikte vergadermeubelen bekijken, let dan in ieder geval op de volgende punten:

• Past de vergadertafel goed binnen de beschikbare ruimte?
• Is er voldoende loopruimte rondom de tafel?
• Zijn de vergaderstoelen comfortabel genoeg voor het gebruik?
• Sluit de uitstraling aan bij de rest van het kantoor?
• Is er voldoende ruimte voor beeldscherm, beamer of presentatiemiddelen?
• Zijn stroompunten en kabels netjes weggewerkt?

Denk aan stroom en presentatieapparatuur

In moderne vergaderruimtes wordt vaak gewerkt met laptops, schermen, presentatiesystemen en videobellen. Daarom is het verstandig om vooraf na te denken over stroompunten en kabelmanagement.

Een vergadertafel met kabeldoorvoer of stroomvoorziening kan veel ergernis voorkomen. Zo blijven kabels netjes uit het zicht en kunnen deelnemers eenvoudig hun apparatuur aansluiten.

Een vergaderruimte moet representatief zijn

Een vergaderruimte wordt vaak gebruikt voor gesprekken met klanten, leveranciers of sollicitanten. De inrichting draagt daardoor direct bij aan de eerste indruk van uw bedrijf.

Met gebruikte kantoorinrichting kunt u een representatieve vergaderruimte realiseren zonder de kosten van volledig nieuw meubilair. Door te kiezen voor kwalitatieve gebruikte vergadertafels en vergaderstoelen ontstaat een professionele uitstraling tegen een aantrekkelijke prijs.

Veelgestelde vragen

Waar moet ik op letten bij een vergaderruimte inrichten?

Let op het aantal gebruikers, de afmeting van de ruimte, de vergadertafel, vergaderstoelen, loopruimte, stroomvoorziening en de gewenste uitstraling.

Zijn tweedehands vergadertafels geschikt voor dagelijks gebruik?

Ja. Professionele tweedehands vergadertafels zijn stevig gebouwd en kunnen nog jarenlang uitstekend worden gebruikt.

Welke vergaderstoel is geschikt?

Dat hangt af van het gebruik. Voor korte overleggen is een eenvoudige stoel vaak voldoende, terwijl langere vergaderingen vragen om meer zitcomfort.

Is een gebruikte vergaderruimte duurzaam?

Ja. Door gebruikte vergadertafels en vergaderstoelen opnieuw in te zetten, wordt de levensduur verlengd en zijn minder nieuwe grondstoffen nodig.